Faktoring dla warszawskiej firmy usługowej załatwisz w większości zdalnie
Antonio Finance ma siedzibę w Gdańsku i nie prowadzi biura w Warszawie. Z firmami z Warszawy pracujemy zdalnie: przez telefon, wideo i elektroniczny obieg dokumentów, a gdy sprawa tego wymaga, doradca przyjeżdża na spotkanie. W faktoringu to zwykle wystarcza, bo instytucje przyjmują wnioski, umowy i faktury elektronicznie, a umowę podpisuje się najczęściej podpisem elektronicznym.
Do zdalnej oceny zwykle wystarczą skany albo pliki:
- umów ramowych z największymi klientami i ostatnich zleceń,
- faktur z ostatnich kilku miesięcy wraz z potwierdzeniami akceptacji prac,
- dokumentów finansowych firmy: księgi przychodów i rozchodów albo sprawozdania,
- zaświadczeń o braku zaległości w ZUS i urzędzie skarbowym.
Jeden doradca prowadzi sprawę od pierwszej rozmowy do wypłaty: ustala, czego potrzebujesz, analizuje faktury i umowy z klientami, wybiera instytucje, w których wniosek spełnia kryteria, i negocjuje warunki. Więcej o tym, jak pracujemy z klientami z Warszawy, przeczytasz na stronie doradca finansowy w Warszawie.
W usługach luka gotówkowa jest głębsza niż w handlu
W firmie usługowej największym kosztem są ludzie, a ich wynagrodzenia płacisz co miesiąc, niezależnie od tego, kiedy zapłaci klient. Agencja albo software house najpierw wykonuje pracę, potem czeka na jej akceptację, dopiero potem wystawia fakturę, a zapłatę dostaje po terminie płatności. Od pierwszej przepracowanej godziny do przelewu mija często kilka miesięcy.
Przykład: załóżmy, że zespół pracuje nad etapem projektu przez cały marzec. Klient akceptuje prace w połowie kwietnia, faktura wychodzi zaraz po akceptacji z terminem 60 dni, a przelew przychodzi w połowie czerwca. Do tego czasu firma wypłaca trzy pensje za pracę przy tym etapie.
Luka rośnie razem z firmą. Każdy nowy klient korporacyjny albo większy projekt to kolejne miesiące wynagrodzeń do wyłożenia, zanim przyjdzie pierwszy przelew. Dlatego w usługach faktoring rzadko zaczyna się od kłopotów. Częściej pojawia się przy wzroście, gdy firma bierze zlecenie większe niż zwykle i nie chce odmawiać z powodu braku gotówki.
Kredyt bankowy często słabo pasuje do takiej firmy. Firma usługowa ma mało majątku, który mógłby być zabezpieczeniem, a wyniki zmieniają się z projektu na projekt. Faktoring patrzy inaczej: najważniejsze jest, czy Twój klient, często duża firma, zapłaci fakturę.
Warto też znać przepisy. Jeśli Twoim klientem jest duży przedsiębiorca, a Ty jesteś mikro, małą lub średnią firmą, termin zapłaty w umowie nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, bez możliwości uzgodnienia dłuższego (art. 7 ust. 2a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r. poz. 1790, stan na październik 2026). Pamiętaj o tym, negocjując umowę ramową z korporacją.
Instytucja sprawdza, czy faktura dotyczy wykonanej i zaakceptowanej pracy
Instytucja faktoringowa sprawdza, czy faktura dokumentuje wykonaną i zaakceptowaną pracę dla wiarygodnego odbiorcy. W praktyce poprosi o:
- umowę ramową z klientem i zlecenie albo opis zakresu prac dla danego etapu,
- potwierdzenie akceptacji: protokół, e-mail od klienta albo zatwierdzony raport godzin,
- fakturę wystawioną po wykonaniu pracy, a nie z góry,
- informację, jaka część przychodu przypada na największego klienta,
- zaświadczenia o braku zaległości w ZUS i urzędzie skarbowym.
Najczęściej wniosek blokują:
- zakaz Cesja wierzytelności. Przeniesienie prawa do zapłaty, na przykład z faktury albo z polisy, na inną osobę lub instytucję. Więcej w słowniku w umowie ramowej z korporacją, opisany w artykule zakaz cesji w umowie,
- faktury zaliczkowe albo wystawione przed wykonaniem pracy,
- spór o zakres albo jakość projektu,
- uzależnienie od jednego klienta, który odpowiada za większość przychodu,
- zaległości publicznoprawne, które nie są rozłożone na raty.
Koncentracja na jednym kliencie to w usługach częsta sytuacja, a nie powód do odmowy. Instytucja przyzna wtedy limit dopasowany do tego odbiorcy i będzie uważniej śledzić jego płatności. Dobrze, jeśli pokażesz, że współpraca trwa od dłuższego czasu i opiera się na umowie ramowej, a nie na pojedynczych zamówieniach.
Gdy klientem jest korporacja, zwykle wystarcza faktoring jawny ze stałym limitem
Przy klientach korporacyjnych najczęściej sprawdza się faktoring jawny ze stałym limitem, bo działy finansowe dużych firm rutynowo obsługują zawiadomienia o cesji. Inne warianty mają sens w konkretnych sytuacjach.
| Wariant | Kiedy pasuje | Na co uważać |
|---|---|---|
| Stały limit, faktoring jawny | Regularne faktury dla kilku dużych klientów | Klient dostaje zawiadomienie i zmienia rachunek do zapłaty |
| Faktoring cichy | Relacja z klientem jest wrażliwa | Dostępny rzadziej, wyższe wymagania, Ty przekazujesz wpłaty |
| Sprzedaż jednej faktury | Jednorazowy duży projekt albo wydarzenie | Koszt i formalności przy każdej fakturze od nowa |
| Faktoring bez regresu | Chcesz przenieść ryzyko niewypłacalności klienta | Ostrzejsza ocena odbiorcy, ochrona w granicach umowy |
Limity faktoringowe sięgają zwykle do 15 mln zł, a pojedynczą fakturę można sprzedać zwykle w kwocie od 1 000 do 300 000 zł, w zależności od instytucji. Jeśli potrzebujesz finansowania jednorazowo, zobacz sprzedaż faktury.
Agencja, software house i kontraktor B2B mają inne słabe punkty
Każdy rodzaj firmy usługowej trafia na inne przeszkody, więc warto je znać przed złożeniem wniosku.
- Agencje marketingowe i kreatywne często wykładają pieniądze na media albo produkcję i czekają na ich zwrot razem z wynagrodzeniem. Faktura powinna wtedy jasno rozdzielać obie części.
- Software house'y rozliczają się etapami albo za czas pracy, więc kluczowy jest zatwierdzony raport godzin lub protokół odbioru etapu.
- Programiści i inni informatycy na kontraktach B2B wystawiają zwykle jedną fakturę miesięcznie jednemu klientowi albo pośrednikowi. Liczy się wiarygodność tego płatnika. O finansowaniu dla osób na kontraktach piszemy na stronie IT i B2B.
- Firmy szkoleniowe i eventowe mają duże, jednorazowe faktury po wydarzeniu, więc często wystarcza im sprzedaż pojedynczej faktury.
- Firmy pracujące dla klientów zagranicznych potrzebują faktoringu eksportowego. Oferuje go mniej instytucji, bo muszą ocenić odbiorcę z innego kraju, więc warto zacząć rozmowę wcześniej.
Koszt faktoringu składa się zwykle z prowizji, wynagrodzenia za okres finansowania i ewentualnych opłat dodatkowych. Zależy od odbiorcy, terminu płatności i wariantu ryzyka, a nie od tego, w którym mieście działa Twoja firma.
Jak możemy pomóc
Doradca przejrzy umowy z Twoimi klientami, wskaże, które faktury nadają się do faktoringu, i porówna oferty ponad 40 banków i instytucji. Pracujemy zdalnie, a w Warszawie spotykamy się na miejscu, gdy sprawa tego wymaga. Za doradztwo nie płacisz; szczegóły znajdziesz na stronie faktoring dla firm.
